Le 5 fasi di un progetto: dalla progettazione alla messa in atto

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L’organizzazione all’interno di un contesto lavorativo può fare la differenza sui ricavi e l’identità dell’azienda. Sebbene in molti casi, soprattutto nei contesti aziendali più piccoli, ci si affidi alla gestione delle attività e degli obiettivi, a responsabili di reparto dotati di grande esperienza, per ottenere risultati concreti è opportuno pianificare un kick-off meeting.

Non tutti sono a conoscenza di tale termine e delle cinque fasi di progetto indispensabili per pianificare l’attività lavorativa; nelle prossime righe focalizzeremo lo sguardo su tale aspetto, osservando più da vicino tale meccanica e le sue varianti nel project management.

Kick-off meeting: definizione

Affinché si possano comprendere al meglio le cinque fasi del project management è opportuno effettuare un passo indietro e definire il kick-off meeting. Tale termine, derivante dalla lingua inglese, significa letteralmente “calcio di inizio del meeting”, questo identifica l’incontro che anticipa l’inizio di un nuovo progetto dove vengono a interagire diverse risorse. Si imbastisce un Kick-off meeting quando c’è la necessità di definire i particolari importanti di un progetto al fine di informare tutti gli elementi in gioco delle dinamiche, delle tempistiche e degli obiettivi da raggiungere.

Le cinque fasi di un progetto: kick-off meeting

Richiamare un meeting aziendale non garantisce disciplina, per questo motivo vi sono cinque fasi fondamentali per organizzare un incontro di questa tipologia al meglio. Vediamo quali sono.

Fase 1: introduzione

La prima fase è tra le più importanti, questa introduce il progetto a tutti i partecipanti e ne delinea le prime linee guida. Oltre a definire il project manager e le componenti del progetto si stabiliscono anche i project carter (gli incontri in agenda) per non lasciare nulla al caso nel corso della pianificazione.

Fase 2: gli obiettivi

Gli esperti nel settore marketing la definiscono la fase più importante, qui vengono a determinarsi gli obiettivi e i risultati potenzialmente attesi dal nuovo progetto. Questa fase si caratterizza di grafici in cui si mostrano le varie linee da seguire al fine di raggiungere il risultato desiderato.

Fase 3: limiti del progetto

Nel kick-off meeting si determinano e si illustrano tutti i limiti (vincoli) a cui le aree di riferimento nel progetto possono andare incontro. Tale componente è estremamente oggettiva, basata quindi su dati analitici e non idealistici.

Fase 5: strategie e tempi di realizzazione

Ogni progetto necessita di un tempo massimo di realizzazione, nella quinta fase vengono chiariti le tempistiche e le strategie migliori per ottenere il massimo risultato nel minor tempo possibile.

Le variazioni di fasi nel project management

Analizzando le fasi del kick-off meeting nel corso del tempo vi sono state diverse evoluzioni, attualmente vi è una leggera modifica delle fasi. Sulla falsa riga di quelle esaminate in precedenza, vengono redatte altre cinque fasi inerenti al project management. Per non confondere il lettore è opportuno, anche se in sintesi, dare uno sguardo anche alle cinque fasi del project management.

Fase 1: inizio

La prima fase consiste nella valutazione dell’idea di progetto insieme alla squadra di lavoro.

Fase 2: strategia e pianificazione

Nella seconda fase vengono tracciate le linee guida del nuovo progetto e si stabiliscono gli obiettivi raggiungibili e da raggiungere.

Fase 3: visibilità all’esterno

Questa fase determina il vero inizio del progetto dal punto di vista organizzativo, dove tutte le componenti della squadra analizzano e completano la documentazione per informare gli altri reparti dello stato di pianificazione. Migliore sarà la raccolta dati e maggiori saranno le probabilità di una cooperazione ottimale tra le risorse umane.

Fase 4: controllo

Molti sottovalutano questa fase ma risulta fondamentale per la riuscita del progetto. La fase di controllo consiste nell’effettuare riunioni periodiche che stabiliscano il piano di azione a breve termine. Negli ultimi anni tale processo viene velocizzato con software dedicati per la gestione dei progetti.

Fase 5: termine

L’ultima fase consiste nella conclusione del lavoro e nella consegna del progetto finito. Molti team preferiscono analizzare i feedback di tutti i responsabili prima di consegnare definitivamente il lavoro.

Come si fa a fare un progetto?

Le potenzialità nell’utilizzare le cinque fasi del project management sono esponenziali, le aziende di livello internazionale costruiscono gruppi per ottimizzare quotidianamente le fasi di meeting, ma come si fa a organizzare un progetto?

Affinché si possa allestire un Kick-off meeting è fondamentale avere due caratteristiche: un’idea di base e una squadra di persone competenti. Un’ottima idea e una squadra di qualità saranno le basi per rendere concreto un nuovo progetto.

Come definire gli obiettivi di un progetto?

Quesito sicuramente meno semplice a cui rispondere risiede negli obiettivi del progetto stesso. Ogni obiettivo deve adeguarsi necessariamente al campo di riferimento, dove di conseguenza varieranno anche le fasi. La collaborazione tra le risorse umane definirà gli obiettivi secondo il target di riferimento. Raggiungere un determinato risultato dipende da una specifica strategia di marketing costruita sul cliente di riferimento e le sue esigenze.

Un progetto con finalità sportive avrà obiettivi completamente differenti da un progetto basato sui social network, è quindi necessario definire gli obiettivi secondo dati oggettivi accumulati nella prima fase del kick-off meeting.

Progetti universali

Sebbene le cinque fasi di un progetto diano le linee guida per organizzare al meglio una squadra e un’idea, è fondamentale sottolineare come le fasi differiscano sostanzialmente se vi è la necessità di progetti non votati prevalentemente al marketing.

Le fasi di un progetto sociale, le fasi di un progetto educativo oppure le fasi di un progetto industriale benché ricalchino i cinque punti fondamentali devono adattarsi a quelle che sono le dinamiche di mercato e le interazioni tra gli elementi della squadra.

Ponendoci nel caso di un progetto sociale le fasi diventerebbero necessariamente e rispettivamente dalla prima alla quinta: ideazione, attivazione, progettazione, realizzazione ed infine verifica. Sembra evidente quindi che più che il procedimento statico è essenziale comprendere il ragionamento alla base delle cinque fasi di un progetto, così da adattarle alle proprie esigenze e ricavarne il massimo risultato possibile.

Conclusioni

L’incontro con la propria squadra è essenziale per ottenere risultati, le cinque fasi consentono di pianificare al meglio tutti gli aspetti di un nuovo progetto in modo da garantire la massima collaborazione e il minor numero di errori possibile nel corso dei tempi prestabiliti.

Molte aziende rifiutano tale metodologia di lavoro e allungano i tempi di risoluzione oltre che quelli di comunicazione con le diverse componenti del team. Un’azienda dalle grandi ambizioni pianifica una strategia di marketing nei minimi dettagli, attraverso l’utilizzo delle cinque fasi il lavoro risulterà molto più semplice per tutti.

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