Spese relative alla flotta aziendale: come tracciarle e gestirle nel migliore dei modi

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Sempre più spesso sentiamo parlare di flotte aziendali e tracciamento delle loro spese, a maggior ragione in quest’ultimo periodo dove i costi dei trasporti sono parecchio influenzati dall’aumento dei costi del carburante e dell’energia.

Nel nostro articolo cercheremo di fare un po’ di chiarezza, vedendo nello specifico che cosa si intende per flotta aziendale e quali siano i metodi che ha a disposizione un imprenditore per tracciarne i processi di manutenzione e le relative spese.

Che cos’è una flotta aziendale?

La flotta aziendale è l’insieme di mezzi che ha a disposizione un’impresa per l’erogazione dei servizi che vengono venduti ai propri clienti.

Con questo termine si intendono i camion e i tir che sono presenti all’interno di una ditta di trasporti e vengono guidati dagli autisti dipendenti per le consegne della merce. Allo stesso modo si intendono i veicoli che vengono utilizzati per i servizi di noleggio nelle aziende specializzate in materia.

Infine possiamo parlare di flotta aziendale anche in merito alle automobili e ai furgoni utilizzati da tecnici e installatori professionisti di impianti elettrici, caldaie e tubature idrauliche per le aziende dei rispettivi settori.

Possiamo quindi affermare che il termine flotta aziendale riguarda qualunque impresa abbia a disposizione almeno due o più automezzi e in questi casi diventa fondamentale tracciare in modo analitico le operazioni di manutenzione ordinarie e straordinarie, gli adempimenti come assicurazione e bolli e per alcuni casi anche il monitoraggio dei consumi di carburante.

Come utilizzare Excel per creare una scheda manutenzione veicolo

Partendo dal caso più semplice, è possibile che abbiate bisogno di uno strumento per annotare periodicamente le operazioni di manutenzione ordinaria che devono essere svolti sulle parti meccaniche e sui dispositivi di sicurezza di ogni veicolo della vostra azienda.

Nel caso in cui il numero non sia elevato è possibile utilizzare Microsoft Excel (o la sua versione gratuita Google Sheets).

Per realizzare una scheda manutenzione di un veicolo è necessario creare un file Excel e inserire in ogni foglio di lavoro i dati di un singolo veicolo, come modello, targa, chilometri percorsi (e relativa data in cui vengono appuntati) ed eventuali dati aggiuntivi utili per identificarlo.

A questo punto nelle righe sottostanti sarà necessario inserire ogni operazione di manutenzione, con relativa data di esecuzione, scadenza della successiva e costo dell’opera. In questo modo sarà possibile prevedere i costi di gestione annuali del mezzo e avere un prospetto delle scadenze per ogni singolo veicolo.

Potrebbe esservi molto utile in questo caso scaricare direttamente uno dei template messi a disposizione all’interno di questa pagina.

Come gestire un numero maggiore di veicoli?

Alcune aziende hanno un numero molto elevato di mezzi da dover gestire e per questo motivo potrebbe essere complicato utilizzare un semplice file Excel.

Per questo motivo sono nati i software di fleet management, cioè veri e propri programmi dedicati che vi permettono di avere una scheda per ogni veicolo che vi fornirà degli allarmi automatici prima che vi dimentichiate le operazioni di manutenzione. Inoltre sono in grado di aggregare i dati per una semplice lettura, in modo da riuscire ad avere un quadro chiaro e sintetico del totale dei costi e delle spese per ogni singolo veicolo, con il fine di rendere più semplice il lavoro di previsione dei budget.

Un sistema come quello citato è anche molto utile nel caso in cui si debba tracciare la posizione di ogni mezzo tramite gps e per riuscire anche ad avere una stima dei consumi in tempo reale.

Sicuramente si tratta di un sistema più completo e automatico rispetto ad un semplice foglio di calcolo ed è particolarmente indicato per le aziende che hanno un gran numero di mezzi da dover gestire ogni giorno.